Évaluation Qualité des ESSMS
Selon le Référentiel HAS Validé par la CSMS le 8 mars 2022
Avec vous pour l’évaluation de vos ESSMS
IPSO FACTO est un organisme de type C (Diplôme d’Accréditation N° 3-1976 rév. 0, portée disponible sur www.cofrac.fr) pour évaluer la qualité des Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS). A ce titre nous figurons sur la liste de la HAS.
Nous intervenons sur tout type d’établissements et services pour vous apporter un regard bienveillant et constructif lors de l’évaluation qualité des services et prestations rendues aux personnes accompagnées.
PSO FACTO est un organisme de type C (Accréditation N° 3-1976 rév. 0, portée disponible sur www.cofrac.fr) pour évaluer la qualité des Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS). A ce titre nous figurons sur la liste de la HAS
Nous intervenons sur tout type d’établissements et services pour vous apporter un regard bienveillant et constructif lors de l’évaluation qualité des services et prestations rendues aux personnes accompagnées.
Notre approche des évaluations
La rigueur et la bienveillance au coeur de notre approche
Choisir IPSO FACTO c’est faire le choix d’un organisme qui traite chaque établissement dans sa singularité et qui met tout en oeuvre pour appréhender au plus juste vos enjeux.
Nous intervenons auprès des établissements et services sociaux et médico-sociaux suivants :
-
Personnes âgées : EHPAD, EHPA, Maison Autonomie, Résidence Services, Accueil de jour Alzheimer, SAAD, SSIAD, SPASAD…
-
Handicap : IME, ITEP, SESSAD, CMPP, CAMSP, SAMSAH, FH, FV, ESAT, SAVS, MAS, FAM, EEAP…
-
Protection de l’enfance : AEMO, MECS, CER, CEF, Foyer de l’enfance…
-
Accueil, hébergement, insertion : CHRS, CAJ,CADA, CPH, CAES, CSAPA, CAARUD, LHSS, LAM, ACT, FJT, ATO, FH…
Les différentes étapes de notre démarche
IPSO FACTO
ESSMS
Contractualisation avec l’Oragnisme Accrédité
Ouverture de l’espace collaboratif LYL’IA
J-90
Réunion de cadrage et contact avec coordonnateur de l’évaluation
J-60
Visite d’Évaluation sur site
J
Rapport provisoire sur Synae
J+15
Observations et commentaires de l’ESSMS
Transmission du rapport final sur SYNAE
J+45
Cliquez sur chaque étiquette pour en découvrir plus sur l’étape concernée
CONTRACTUALISATION AVEC L'ORAGNISME ACCRÉDITÉ
- Signature du devis
- Signature de l’attestation commune (FOR03)
- Signature du contrat d’accompagnement
J-90 - Ouverture de l'espace collaboratif LYL'IA
- Mail d’information du Chef de projet
- Transmission des documents du cabinet
- Transmission de la fiche de renseignements
- Ouverture de l’espace LYL’IA
- Validation de la date d’évaluation sur site
- Ouverture des accès SYNAE, sensibilisation sur les accompagnés traceurs
J-60 - Réunion de cadrage et contact avec coordonnateur de l'évaluation
- Présentation de l’équipe
- Rappel de la méthode
- Validation du planning d’évaluation
- Focus sur les critères impératifs
- Transmission de vos documents pour étude
- Pré-sélection des accompagnés traceurs
J - VISITE D'ÉVALUATION SUR SITE
- Réunion d’ouverture (FOR 038)
- Validation des accompagnés traceurs
- Entretiens / recueil d’informations
- Investigations complémentairessi critèresimpératifs
- Débriefing à la fin de chaque journée entre évaluateurs
- Débriefing chaque matin avec la gouvernance
- Réunion de clôture
J+15 - RAPPORT PROVISOIRE SUR SYNAE
- Finalisation du rapport dans SYNAE par le responsable d’évaluation après validation par le chef de projet
- Mise à disposition du pré rapport à l’ESSMS via SYNAE
OBSERVATIONS ET COMMENTAIRES DE L'ESSMS
- Échanges contradictoires avec l’évaluateur par Visio / téléphone
- Envoi par l’ESSMS d’éventuels commentaires et observations sur SYNAE
- Plan d’action prioritaire pour les critères impératifs
- Traitement des éléments complémentaires et modification éventuelle du pré-rapport
J+45 - TRANSMISSION DU RAPPORT FINAL SUR SYNAE
- Édition du rapport définitif sur SYNAE
- Enquête de satisfaction (FOR 023)
Nos atouts différenciants
S’appuyer sur l’ensemble des équipes afin que la démarche soit réellement porteuse de sens pour TOUS et instaurer une dynamique d’équipe pour les 5 ans à venir.
01
On vous dit tout
Tout au long de la mission, nous vous présentons en transparence ce que nous recherchons, par quels moyens, les cotations, et éléments de preuves qui conduiront à votre rapport final. Nous vous annonçons aussi « au fil de l’eau » les cotations pour instaurer un dialogue permanent et rendre contradictoire l’évaluation.
02
Comprendre qui vous êtes et ce que vous faites
Nous ne cherchons pas juste à cocher des cases, nous prenons le temps d’appréhender le fonctionnement de votre établissement et d’aller à la rencontre des personnes accueillies et des professionnels.
Vous aider à vous inscrire dans une démarche d’amélioration continue de la qualité est notre priorité.
03
Nous sommes des partenaires
De la contractualisation au rendu du rapport final, nous sommes à vos côtés pour tout besoin préalable à la visite et si vous souhaitez faire une restitution du rapport final à vos salariés, conseil d’administration et partenaires.
Notre visite n’est que le début de VOTRE démarche d’amélioration continue de la qualité qui va vous porter AVEC VOS EQUIPES les prochaines années.
04
LYL’IA – Un espace collaboratif sécurisé
Notre logiciel métier « LYL’IA » est accessible partout et à tout instant avec un accès internet. Il vous permet d’avoir un unique canal de communication pour le dépôt et l’étude de vos documents. Vous pourrez aussi suivre à chaque instant l’avancée précise et les étapes de la mission.
Vos données sont sécurisées et sauvegardées.
Notre équipe d’évaluateurs
Le cabinet IPSO FACTO a fait le choix d’une démarche rigoureuse et exigeante dans la sélection de ses évaluateurs.
Le processus comprend plusieurs étapes avec un test de connaissances chronométré, de 100 questions et seuls ceux qui obtiennent à minima 70 bonnes réponses passent à la phase de qualification.
Nous cherchons avant tout à créer une commaunauté d’acteurs liés et qui se connaissent en amont de la mission.
Nous incitons nos évaluateurs à ne pas réaliser plus d’une mission par semaine TOUS cabinets compris ! C’est le gage d’une qualité pour vous et du maintien d’un degré de prestation et d’une disponibilité (lors de la mission ils sont avec vous à 100%)
Notre équipe compte 40 évaluateurs.trices formés et qualifiés à travers une cooptation mutuelle.
Ils interviennent sur tous types d’ESSMS et sur l’ensemble du territoire en prenant en compte les éxigences du cahier des charges HAS;
Nos équipes ont des compétences et domaines d’expertises variés :
- Qualiticien.ne
- Médecin
- chef.fe de service
- Soignant (IDEC, cadre de santé…)
- Educateur.trice
- Psychologue
- Directeur.trice d’ESSMS
- Formateur.trice
- Ergothérapeute
- Psychomotricien.ne
- …
Toutes ces compétences et expertises au service de votre évaluation se conjuguent et si nous vous proposons toujours un des membres de l’équipe dit « coeur de métier », il y aura toujours une personne non experte du secteur d’intervention de votre ESSMS mais maitrisant le référentiel et le manuel car vous apporter un regard « différent » est aussi une RICHESSE pour vous.
Notre processus de sélection, qualification, accompagnement et formation
- Analyse des candidatures et entretiens collectifs et individuels
- Temps de formation sur notre Système de Management par la Qualité, nos outils et méthodes
- Validation du dossier
- Évaluation des compétences à travers un test de 100 questions portant sur la posture, les connaissances du manuel et du référentiel HAS, les qualités relationnelles et émotionnelles, ainsi que le partage dess valeurs du cabinet
- Intégration de la communauté par l’inscription sur notre plateforme collaborative : LYL’IA
- Formalisation des accords contractuels
- Assister à minimum à une mission en « tutorat » (non indemnisée) aux côtés d’une équipe d’évaluateurs qualifiés
- Présence OBLIGATOIRE aux deux séminaires annuels du cabinet en avril (1 demi-journée en visio) et octobre (2 jours en présentiel) organisés autour de RETEX, des formations. C’est un lieu de CO-CONSTRUCTION.
- Réalisation d’un bilan qualité en collaboration avec le référent SMS du cabinet et la directrice qualité
- Tous les ans, passage d’un nouveau test de maintien des compétences autour d’un questionnaire de 90 questions basées sur la reglementation, des situations pratiques…
Ils nous ont fait confiance pour leur évaluation
Directeur
IPSO FACTO équipe de qualité exigeante et juste. Je conseille aux établissements et services de partir à minima sur une journée pour l'audit système au regard de notre expérience.
La connaissance du secteur de la protection et l'enfance et de la PJJ est une plu value qui permet d'ajuster et fluidifier les échanges.
Merci aux évaluateurs pour ce regard qui va nous permettre de progresser sur certaines de nos pratiques et procédures.
Une évaluation externe est toujours source d'anxiété pour les équipes. Je dois reconnaitre qu'elle a été au contraire une expérience qui a contribué encore un peu plus à la cohésion de nos équipes.
Directeur
Ce premier audit d'évaluation HAS était un rendez-vous important pour l'établissement "Les Sources" et était forcément attendu avec une pointe d'appréhension.
Les 2 auditeurs d'IPSO FACTO ont su identifier nos forces et nos axes d'amélioration, avec le souci d'expliquer les attendus de l'HAS et un état d'esprit ouvert et constructif.
Nous sortons de ce premier audit avec un diagnostic clair et juste.
Je tiens à remercier les 2 auditeurs pour cette photographie équilibrée, qui nous apporte une feuille de route pour consolider notre démarche qualité.
Responsable Qualité
Je remercie l'équipe d'évaluateurs pour la qualité des échanges tout au long de l'évaluation.
Je salue également leur neutralité et leur bienveillance qui ont permis de fixer des constats pertinents sans tomber dans le jugement.
DIRECTRICE
Directeur du pôle justice à la Sauvegarde de la Marne
Semaine d'évaluation fructueuse pour la Sauvegarde de la Marne !
Un temps d'arrêt sur image pour renforcer la qualité de nos services. Merci au cabinet Ipso-Facto pour son soutien dans cette démarche.
DIRECTRICE
Bonjour, l'évaluation s'est passée dans la bienveillance. Les évaluatrices, des professionnels du terrain, étaient dans l'échange durant les 2 jours.
Directeur du Dispositif Enfance et Handicap
Je tiens à remercier l équipe d IPSO FACTO pour le professionnalisme, l’expertise et la bienveillance mise en avant au cours de l évaluation du Dispositif Enfance et Handicap.
Directeur
Très bonne adaptabilité des 3 évaluateurs avec des échanges constructifs avec la Direction, les professionnels et les bénévoles (associations et CVS).
La restitution finale a reflété à la fois les exigences de l'évaluation HAS et la cotation objective des évaluateurs. Cette restitution finale a aussi donné lieu à un moment intense en émotion après ces 3 jours d'évaluation partagé entre la Direction, les responsables de service et les 3 évaluateurs et l'observateur.
Directeur du Dispositif Adultes et Handicap
Je tiens à remercier le cabinet Ipso-Facto pour la qualité de nos échanges sur toute la durée de l'évaluation. Equipe bienveillante qui maîtrise son sujet.
Technicien Qualité
Merci pour l'évaluation pragmatique et pourtant exigeantes.
Nos équipes ont apprécié les échanges.
Directeur
Evaluation claire et bienveillante, avec une démarche parfaitement expliquée par l'équipe d'IPSO-FACTO
directrice Pole du gâtinais
Evaluation bienveillante et adaptée, en lien avec la réalité des établissements. Communication fluide et échange de qualité.
Responsable qualité
Nous avons réalisé les 2 évaluations de front. Une dans le secteur du handicap, l'autre en EHPAD. Les échanges avec l'équipe IPSO FACTO ont été bienveillants et constructifs. Nous avions en amont de leur arrivée réalisé notre auto évaluation. Ce qui a permis à nos équipes d'aborder leur visite avec quiétude. Merci IPSO FACTO
DIRECTRICE
Evaluation compliquée du fait de l'inadéquation du référentiel avec l'activité de la structure (hébergement et accompagnement social en CHRS). L'évaluation de 2 dispositifs distincts 1 social et 1 médico social, en même temps n'a pas facilité le travail des évaluateurs. Echanges intéressants avec les évaluateurs pour la direction, moins faciles avec les professionnels.
Directeur Adjoint
Une évaluation de qualité réalisée avec des échanges riches et pertinents. Un moment de réflexion sur nos pratiques mené dans une démarche bienveillante et constructive. Merci à l'équipe d'IPSO- FACTO.
Directeur
Nous avons réalisé l'évaluation du SPASAD au printemps 2023. Nous tenons à souligner la rigueur des intervenants, leur écoute et leur attention, la bienveillance avec laquelle ils ont pu mener ce travail.
Responsable Qualité
Nous avons été pleinement satisfaits de la réalisation de l’évaluation médico-sociale « nouvelle version » menée par les évaluateurs d’IPSO-FACTO. Nous avions 3 services à évaluer (EHPAD, SSIAD et SAAD).
L’écoute et la bienveillance étaient au rendez-vous. Ils ont su faire preuve d’une grande adaptabilité et réactivité. Les échanges étaient claires et faciles (en amont et pendant l’évaluation).
Secrétaire de Direction
suite à la venue des évaluateurs qualité d'IPSO FACTO pour l'évaluation du FAM à Orbec, je tenais à les remercier de leur écoute, de leur bienveillance et des échanges lors des entretiens de cette première évaluation avec le nouveau référentiel HAS.
Documents téléchargeables et liens utiles
Réclamations
Malgré tous nos efforts et précautions, vous avez rencontré une difficulté lors de votre évaluation ou vous souhaitez nous faire part d’un dysfonctionnement ?
Nous sommes nous-même inscrits dans une démarche d’amélioration continue de la qualité et conscients que nous travaillons avec de l’humain, nous ne sommes pas infaillibles et parce que nous le savons, nous agissons pour faire au mieux.
Vous pouvez à tout moment nous faire part de vos réclamations ou plaintes en nous envoyant un message via notre formulaire dédié.
Notre direction qualité traitera en toute indépendance et objectivité votre demande et communiquera avec vous tout le long jusqu’à la clôture de votre requête.
